Tietosuojaseloste
Tämä on Luohan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, joka koskee henkilötietojen käsittelyä palveluidemme ja verkkosivustomme yhteydessä.
1. Rekisterinpitäjä
Luoha
Y-tunnus: 2988866-4
Osoite: Piitinpolku 1, 88610 Vuokatti
Sähköposti: info@luoha.fi
Puhelinnumero: 044 981 3175
2. Rekisterien nimet
A. Potilasrekisteri
B. Asiakasrekisteri
C. Ajanvarausjärjestelmän asiakasrekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
3.1 Käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja kerätään seuraaviin tarkoituksiin:
- asiakas- ja hoitosuhteen hoitaminen
- hoidon suunnittelu, toteutus ja kirjaaminen
- ajanvarausten hallinta
- laskutus ja kirjanpito
- yhteydenottoihin vastaaminen
- palautteen käsittely
- palveluiden markkinointi ja viestintä
- toiminnan kehittäminen
- lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
3.2 Käsittelyn oikeusperusteet
- sopimus (ajanvaraus ja hoitosuhde)
- lakisääteinen velvoite (potilasasiakirjojen laatiminen ja säilyttäminen)
- suostumus (esim. yhteydenotto- ja palautelomakkeissa annettu suostumus)
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhteen ylläpito, toiminnan kehittäminen)
3.3 Erityisten henkilötietoryhmien käsittely
Potilasrekisterissä käsitellään terveydentilaa koskevia tietoja, jotka ovat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä.
Käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan h-alakohtaan (terveydenhuollon palvelujen tarjoaminen) sekä seuraavaan lainsäädäntöön:
- Laki potilaan asemasta ja oikeuksista
- Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä
- Tietosuojalaki
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
4. Rekisterin tietosisältö
4.1 Potilasrekisteri
Hoitosuhteen aikana kerättävät tiedot:
- nimi
- syntymäaika
- yhteystiedot
- ammatti
- harrastukset
- terveydentilaa koskevat tiedot
- hoitokäyntien tiedot
- hoitosuunnitelmat
4.2 Asiakasrekisteri
Verkkosivujen yhteydenottolomakkeessa kerättävät tiedot:
- nimi
- sähköpostiosoite
- viesti/vapaa tekstisisältö
Verkkosivujen palautelomakkeessa kerättävät tiedot:
- nimi (vapaaehtoinen)
- sähköpostiosoite (vapaaehtoinen)
- kirjallinen palaute
- tieto, missä hoidossa asiakas on käynyt
- annettu arvosana palvelulle
- suostumus palautteen julkaisemiseen nimellä tai nimettömänä taikka keilto, että palautetta ei saa julkaista
4.3 Ajanvarausjärjestelmän asiakasrekisteri
Ajanvarauksen yhteydessä kerättävät tiedot:
- nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- varauksen lisätiedot/erityistoiveet
- sähköpostimarkkinointisuostumus
- tekstiviestimarkkinointisuostumus
- ajanvarauksen ajankohta
- asiakkaan tunnistetieto järjestelmässä
Ajanvarauspalvelun tuottaja toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja sen tietosuojakäytännöt löytyvät heidän verkkosivuiltaan: https://varaa.timma.fi/dataprotection/kauneuspistesotkamo-ekohoitolaredroses
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään seuraavilla tavoilla:
- asiakkaalta itseltään
- alaikäisen asiakkaan huoltajalta
- verkkosivujen lomakkeiden kautta
- ajanvarausjärjestelmän kautta
- hoitokäynnin yhteydessä täytettävästä esitietolomakkeesta
6. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Niitä ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta.
Tietoja voidaan luovuttaa:
- viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa tilanteissa
- ajanvarauspalvelun tuottajalle teknisen toteutuksen vuoksi
- kirjanpitäjälle laskutusta koskevin osin
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman lainmukaista siirtoperustetta (esim. Euroopan komission hyväksymät vakisopimuslausekkeet).
7. Tietojen säilytysaika
Potilastiedot: Säilytetään lain määräämän ajan, pääsääntöisesti vähintään 12 vuotta kuoleman jälkeen tai 120 vuotta syntymästä.
Yhteydenotot ja palautteet: Säilytetään niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Markkinointikäytössä olevia palautteita säilytetään siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan.
Kirjanpitoaineisto: Säilytetään kirjanpitolain mukaisesti (pääsääntöisesti 6-10 vuotta).
Ajanvaraustiedot: Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista asiakassuhteen hoitamiseksi, laskutuksen varmistamiseksi tai mahdollisten vastuuasioiden selvittämiseksi. Tutustu tarkemmin ajanvarauspalvelun tietosuojaselosteeseen täältä: https://varaa.timma.fi/dataprotection/kauneuspistesotkamo-ekohoitolaredroses
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
- Sähköiset tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
- Paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.
- Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen työnsä puolesta oikeus.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada pääsy omiin tietoihinsa
- pyytää virheellisen tiedon korjaamista
- pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista
- vastustaa käsittelyä
- siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
- peruuttaa antamansa suostumus
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Terveydenhuollon potilasasiakirjojen osalta tietojen poistaminen ei ole mahdollista, mikäli niiden säilyttäminen perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen.
Pyynnöt tulee esittää kirjallisesti sähköpostitse osoitteeseen info@luoha.fi.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa.
Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
10. Evästeet
Sivustolla ei käytetä analytiikka- tai markkinointievästeitä ilman erillistä suostumusta.
11. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta lainsäädännön tai toiminnan muuttuessa. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuilla.
